Digitales Handbuch – für Weisungen, Prozesse & Regelwerke auf SharePoint Online
Haben Sie Ihr Wissen im Griff?
Mit dem digitalen Handbuch finden Schulleitungen und Lehrpersonen Verordnungen und Merkblätter dort, wo sie ohnehin arbeiten: in Ihrer Microsoft-365-Umgebung. Sie pflegen alle Inhalte zentral und geben sie in mehreren Stufen frei. So ist jederzeit klar, welche Fassung gilt und wer sie freigegeben hat.
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Welches Problem lösen wir?
Regelwerke verstreut – niemand weiss, was gerade gilt.
Verordnungen und Merkblätter liegen oft als PDF im Netzlaufwerk oder hängen an alten E‑Mail Korrespondenz. Der Kanton veröffentlicht neue Bestimmungen, die Schule pflegt ihre eigenen Merkblätter. Einen gemeinsamen Ort gibt es nicht. Lehrpersonen und Schulleitungen wollen ihren Auftrag sorgfältig erfüllen. Dafür brauchen sie verlässliche Antworten. Suchen kostet Zeit, welche im Schulalltag fehlt. Und danach ist trotzdem unklar, ob das Dokument noch gilt oder eine neuere Fassung im Umlauf ist.
Verstreute Ablagen
Die Übergangsverordnung liegt irgendwo im Netzlaufwerk, das passende Formular in einer alten E-Mail.
Unklare Gültigkeit
Welche Fassung gilt gerade? Ohne nachvollziehbare Änderungen bleibt das eine Vermutung.
Getrennte Ebenen
Kanton, Gemeinde und Schulhaus pflegen ihre Dokumente dezentral. Eine gemeinsame Übersicht fehlt.
Freigaben ohne Nachweis
Wer hat was wann freigegeben? Ohne Aufzeichnung lässt sich das nicht belegen, auch nicht gegenüber der Schulbehörde.
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Wie lösen wir es?
Als Baustein in SharePoint Online, direkt in Ihrer bestehenden Microsoft-365-Umgebung
Das digitale Handbuch läuft als WebPart direkt in SharePoint Online – keine separate Server- oder Cloud-Infrastruktur, kein zusätzliches Login. Anmeldung, Suche und Benachrichtigungen nutzen die vorhandenen Microsoft-Dienste; alle Inhalte bleiben in SharePoint-Listen und -Bibliotheken im Tenant Ihrer Organisation.
- SharePoint Online
- Microsoft 365 Single Sign-On
- Microsoft Graph (Benachrichtigungen)
- SharePoint Search
- Nutzbar in Microsoft Teams
Drei-Ebenen-Inhaltsmodell
Departement, Schulkreis und Schulhaus pflegen ihre eigenen Inhalte. Lehrpersonen sehen alles zusammengeführt an einem Ort, ohne doppelte Pflege.
Bearbeitung im Browser
Berechtigte Personen ändern Inhalte direkt online. Kein IT-Ticket, keine Word-Datei mit Änderungsverfolgung und Kommentaren, die per E-Mail hin und her geht.
0–3-stufiger Freigabe-Workflow
Direkt, einfach oder dreistufig – die Kontrolltiefe ist pro Vorgang frei wählbar, inklusive Pflicht-Begründung.
Änderungsvergleich (Diff)
Alte und neue Fassung stehen farbig markiert nebeneinander. Wer freigibt, sieht sofort, was sich geändert hat.
Lückenloser Audit-Trail
Das Handbuch hält jede Bearbeitung, Freigabe und Ablehnung fest, mit Name und Zeitpunkt.
WCAG 2.1 AA
Vollständige Tastaturbedienung, ARIA-Labels und Kontraste ≥ 4.5:1 – barrierearm nach Standard der öffentlichen Hand.
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So sieht es aus
Ein Blick ins digitale Handbuch
Die Screenshots stammen aus dem Einsatz bei einer grossen Schweizer Stadt. Sie zeigen, wie Lehrpersonen Inhalte finden und wie Verantwortliche Änderungen prüfen und freigeben.
- >10’000Nutzende im produktiven Einsatz
- >100Schulen angebunden
- >1’300verwaltete Inhalte
- 0–3frei wählbare Freigabestufen pro Dokument
Änderungen auf einen Blick
Gestrichener Text zeigt die alte Fassung, grün markierter die neue. So sieht jede Person sofort, was sich geändert hat.
Bearbeiten im Browser
Inhalte direkt online ändern, als Entwurf speichern und zur Freigabe schicken. Kein Systemwechsel nötig.
Navigation nach Themen
Inhalte sind nach Themen gegliedert, die Zahl daneben zeigt, wie viele Einträge ein Bereich enthält. Wer ein Stichwort kennt, nutzt die Volltextsuche. Vorschläge und Vorschau erscheinen schon beim Tippen. Zu jedem Thema lassen sich die passenden Formulare, Merkblätter und Links anhängen, als PDF, Word- oder Excel-Datei bis 100 MB.
Persönliche Übersicht
Lehrpersonen sehen ihre Favoriten und die zuletzt geänderten Inhalte auf einen Blick. So entgeht ihnen keine neue Fassung.
- DraftEntwurf
- 0–3 Freigabestufenje nach gewählter Variante
- Releasedfreigegeben & sichtbar
Jeder Inhalt durchläuft klar festgelegte Stufen. Solange er nicht freigegeben ist, sehen ihn nur die Personen, die daran arbeiten oder ihn prüfen. Erst nach der letzten Freigabe ist er für alle sichtbar
Lückenloser Nachweis garantiert. Das Handbuch hält jede Bearbeitung, Freigabe und Ablehnung fest, ebenso jede Vergabe von Rechten. Name und Zeitpunkt sind immer dabei. So bleibt jeder Schritt für Aufsicht und Revision nachvollziehbar.
„Mit dem digitalen Handbuch haben wir unsere Weisungen und Prozesse zentral, aktuell und für alle Schulleitungen und Mitarbeitenden einfach zugänglich gemacht.“
– Name, Rolle · Schul- und Sportdepartement der Stadt Zürich
Bereit für den nächsten Schritt?
Lassen Sie uns über Ihre Möglichkeiten mit dem digitalen Handbuch sprechen.
Buchen Sie direkt einen Termin
Wir nehmen uns 30 Minuten Zeit für Ihre Fragen. Unverbindlich und direkt.
Kurzes Gespräch mit Demo
Gerne nehme ich mir Zeit für Ihre Fragen und höre zu, wie Ihre Schule heute mit Verordnungen und Merkblättern arbeitet. Am Bildschirm zeige ich Ihnen, wie Lehrpersonen Inhalte finden und wie Verantwortliche Änderungen prüfen und freigeben.
Jochen FunkSenior Consultant · jochen.funk@innorox.com
Sie entscheiden.
Ob und wie es weitergeht, bestimmen Sie. Auf Wunsch erhalten Sie ein Angebot, das zur Grösse und Struktur Ihrer Schule passt.
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Wieso Innorox?
Sicherheit, Compliance – und die Erfahrung, die es dazu braucht.
Innorox ist Microsoft-Partner mit Fokus auf Security, Compliance und Managed M365-Services. Das digitale Handbuch entstand aus einem produktiven Projekt und läuft heute im täglichen Betrieb.
- Microsoft Partner
- ISO/IEC 27001
- ISO/IEC 42001
- ISO/IEC 20000
- ISO/IEC 22301
- ISO 9001
- ISAE 3000
Zertifikate belegen, dass Prozesse eingehalten werden. Ob eine Lösung im Alltag funktioniert, zeigt erst die Praxis. Unser Handbuch ist an über 100 Schulen im täglichen Einsatz. Entwickelt, eingeführt und betreut hat es von Anfang an dasselbe Team.
Seit über 10 Jahren
Wir begleiten Unternehmen und öffentliche Institutionen bei der Digitalisierung, mit Schwerpunkt auf Microsoft 365 und Sicherheit.
Know-how im eigenen Haus
Unsere Spezialist:innen für SharePoint, Power Platform, Entra ID und Sicherheit arbeiten und lösen Fragen gemeinsam.
Von Konzept bis Betrieb
Ein Team begleitet Sie von der ersten Anforderung bis zum produktiven Support. Kein Kommunikationsbruch zwischen Projekt und Alltag.
Mehrfach bewährt
Das Handbuch ist so aufgebaut, dass es auch für andere Organisationen passt. Überall dort, wo Verordnungen und Freigaben eine Rolle spielen.
Datenhoheit bei Ihnen
Alle Inhalte bleiben in SharePoint-Listen und -Bibliotheken in Ihrem eigenen Tenant.
Revisionssicher
Lückenloser Audit-Trail und rollenbasierte Rechte – nachweisbar für Aufsicht und Datenschutz.
Niedrige TCO
Läuft vollständig in Ihrer vorhandenen M365-Umgebung – keine zusätzliche Infrastruktur.
Im Praxiseinsatz
Über 10’000 Nutzende, 100 Standorten nutzen das Handbuch produktiv seit mehr als 12 Monaten.